Три дня из жизни бизнес-аналитика

«Человек может сделать великим путь, которым идет, но путь не может сделать человека великим!»  (Конфуций)

За долгие годы активной деятельности в области процессного моделирования компания Business Set выработала простую и, как мне кажется, очень эффективную технологию описания бизнес-процессов. Сегодня я хотел бы о ней рассказать. Родилась эта технология не от безделья, а по острой необходимости в рамках наших консалтинговых проектов 🙂

Как выглядит традиционный способ описания процессов? Бизнес-аналитик берет «пергамент и перо» и направляется интервьюировать роту экспертов по процессу. Он внимательно слушает умных людей (экспертов по процессу), записывает их светлые мысли (часто противоречащие друг другу), затем сводит это все в единый документ и отправляет этот документ на согласование. На согласование документа эксперту выделяется, как правило, три рабочих дня. Среднее количество кругов согласования составляет примерно 5 штук. На одном проекте мне удалось наблюдать согласование регламента процесса за 18 кругов! Затем идет утверждение. Не дай Бог утверждающее должностное лицо отклонит документ! Если это произойдет, приходится снова возвращаться к кругам согласования… Таким образом, изготовление одного регламента процесса с первого интервью до размещения утвержденного документа на корпоративном портале может длиться неделями (в государственных компаниях, к сожалению, и месяцами). Вы, кстати, можете провести эксперимент — регламентировать какой-нибудь процесс в Вашей компании описанным выше способом. Предположу, что этот увлекательный опыт отнимет у Вас не менее 45 календарных дней;)

В компании Business Set стоимость проекта привязывается не к часам, а к результатам. Поэтому я не мог позволить себе и своим сотрудникам расходовать по 45 календарных дней на процесс. В итоге мы решили провести небольшую оптимизацию процесса описания процессов;) Основными поглотителями времени по процессу были интервью и круги (ада) согласования. Избавившись от них мы добились того, что любой процесс мы (и Вы тоже) можем описать всего за три дня.

Прежде всего давайте договоримся: один процесс — это одна диаграмма процесса плюс его ключевые характеристики:

  • Цели
  • Показатели
  • Результаты и требования к ним
  • Ресурсы и требования к ним
  • Требования к срокам выполнения процесса
  • Границы процесса (по событиям и входам-выходам)
  • Ответственные (владелец, участники)

Естественно все это должно быть завернуто в удобочитаемый вид — красиво оформленный документ. Такие документы отлично формирует легендарный отечественный продукт Business Studio.

Как же выглядят три дня работы бизнес-аналитика над процессом? Давайте посмотрим;)

ДЕНЬ 1

В первый день бизнес-аналитик внимательно изучает всю доступную ему информацию по исследуемому процессу.

frog-1339892_640

Источниками такой информации могут быть:

  • Нормативная документация Заказчика (Стандарты предприятия, рабочие инструкции и т.п.)
  • Внешняя нормативная документация (Законы, ГОСТы и т.п.)
  • Лучшие практики (статьи, обзоры, книги)
  • Референтные модели
  • База знаний Business Set

На основе этой информации бизнес-аналитик формирует схему идеального процесса. Эту схему он внимательно изучает и затем прячет в укромном месте. Идеальная схема процесса — это лучшее завершение первого дня работы аналитика над процессом.

ДЕНЬ 2

Во второй день бизнес-аналитик собирает всех экспертов по процессу в закрытом помещении и проводит с ними так называемую моделирующую сессию.

frogs-1030280_640

Цель этой сессии в формате «здесь и сейчас» не только описать процесс, но и согласовать его с ключевыми экспертами. Колоссальная экономия времени: никаких последовательных интервью, никаких кругов согласования! Всё это решается в рамках одной (!) сессии. Средняя продолжительность сессии 3 — 4,5 часа с перерывами после каждых 1,5 часов работы. Основным спикером на сессии всегда выступает Владелец процесса. Во-первых, чаще всего это ведущий эксперт по исследуемому процессу в компании. Во-вторых, ответственность за контекст процесса ВСЕГДА должен нести именно он, а не бизнес-аналитик. Очень часто Заказчик стремится переложить эту ответственность именно на аналитика, что в корне неверно. Крайне важно донести эту информацию до Заказчика на самом старте проекта. Бизнес-аналитик на моделирующей сессии выступает в качестве модератора: задает нужные вопросы, фиксирует ответы на них, следит за временем и т.д.. Кроме того, мы помним, что у него есть идеальная схема процесса в кармане;), которая соответствует требованиям законодательства, лучшим практикам и мироощущению самого аналитика. Соответственно, если аналитик увидит, что Владелец процесса, рассказывая о том, как осуществляется исследуемый процесс в данной компании, серьезно отклоняется от идеальной схемы, он сможет внести предложение по улучшению процесса. Естественно делать это нужно не навязчиво и ни в коем случае не ставя под сомнение авторитет Владельца процесса. В итоге Владелец либо примет предложение, либо аргументированно откажется от него. По какому бы пути он не пошел, он в любом случае берет на себя ответственность за то, что процесс будет выполняться именно так. И это очень важный психологический момент: у Владельца не будет шанса при внедрении процесса заявить, что «процесс неадекватен», «консультанты — дебилы» и «все надо делать не так». Понимая это, он очень ответственно подойдет к качеству описания процесса. Кроме Владельца процесса на сессии, как правило, присутствуют:

  • Потребители результатов процесса
  • Поставщики ресурсов процесса
  • Другие специалисты, привлеченные Владельцем процесса в качестве экспертов по процессу

Все эти люди прямо на сессии согласовывают процесс и снимают все вопросы, которые возникли при его описании. Результаты сессии (информация по согласованному процессу) заносится бизнес-аналитиком в Business Studio, например. И на этом завершается второй день работы бизнес-аналитика.

ДЕНЬ 3

В третий день аналитик проверяет правильность построения диаграммы процесса (в Business Studio есть для этих целей специальный отчет) и, если все в порядке, формирует регламент процесса, который направляется Владельцу процесса. Регламент вычитывается и утверждается Владельцем процесса и в этот же день размещается на корпоративном портале.

frog-881661_640

Так же в этот день Владелец процесса проводит большую презентацию перед всеми участниками процесса, на которой рассказывает о том, как теперь должен выполняться исследуемый процесс.

Вот и все: за три дня процесс описан, согласован, утвержден и доведен до участников.

Надеюсь опыт Business Set будет Вам полезен. Так же буду рад, если в комментариях Вы поделитесь своим опытом описания процессов: с какими трудностями сталкиваетесь, какие открытия сделали и т.п.?

Как всегда буду рад любой обратной связи.

Искренне Ваш, Антон Антипин.

 

Три дня из жизни бизнес-аналитика

Три дня из жизни бизнес-аналитика: Один комментарий

Добавить комментарий

Заполните поля или щелкните по значку, чтобы оставить свой комментарий:

Логотип WordPress.com

Для комментария используется ваша учётная запись WordPress.com. Выход /  Изменить )

Google photo

Для комментария используется ваша учётная запись Google. Выход /  Изменить )

Фотография Twitter

Для комментария используется ваша учётная запись Twitter. Выход /  Изменить )

Фотография Facebook

Для комментария используется ваша учётная запись Facebook. Выход /  Изменить )

Connecting to %s