Анализ бизнес-процессов

«Соболезную. Жить он будет долго и достанет вас по полной.»

Доктор Хаус

ca.2006 --- Hugh Laurie --- Image by © Justin Stephens/Corbis Outline

Мне глубоко симпатичен дзен буддизм:). Эта идеология восхищает меня многим. В частности тем, что в её основе лежит осознанность. Что происходит с сознанием человека, открывающего свой пост фотографией Доктора Хауса и затем признающегося в любви дзен буддизму рассуждать не берусь;) Оставим эту загадку моему психоаналитику. Гораздо интереснее и полезнее будет поговорить про осознанность;) Очевиден тот факт, что деятельность любой организации состоит из процессов. Вам необходимо смириться с той мыслью, что жить бизнес-процессы в Вашей организации будут долго и достанут Вас по полной 😉 Процессы либо находятся под управлением, что совершенно естественным образом занимает Ваше управленческое внимание, либо пребывают в хаосе, что требует Вашего участия в разгребании непредсказуемых результатов таких процессов. Осознанность — это не только ключевой фактор успеха дзен буддизма, это еще и великолепный способ повышения эффективности вашего бизнеса за счет понимания и реального управления вашими бизнес-процессами.

Чтобы привнести в управление бизнес-процессами осознанность, необходимо проделать несколько простых шагов:

  1. Описать процесс.
  2. Проанализировать процесс.
  3. Реализовать процесс наилучшим образом.

Как правильно описать бизнес-процесс, было рассмотрено здесь. Сегодня же мы попробуем разобраться с анализом бизнес-процессов. В своей практике мы используем три вида анализа бизнес-процессов:

  1. Визуальный анализ процесса.
  2. Статистический анализ процесса.
  3. Функционально-стоимостной анализ процесса.

Рекомендуемая последовательность проведения этих видов анализа соответствует их очередности в выше приведенном списке: сначала проводим визуальный анализ (он самый простой и дешевый), затем статистический (это более трудоемкий вид анализа и этот анализ должен проводиться на регулярной основе), затем функционально-стоимостной (самый трудоемкий вид анализа).

Визуальный анализ

whiteboard-849813_640

Визуальному анализу подвергается диаграмма процесса: Вы просто внимательно смотрите на диаграмму и стараетесь сделать её более простой и понятной:) Мы проводим такой анализ непосредственно при проектировании деятельности. Здесь выявляются бесполезные действия, излишние переходы, уточняются зоны ответственности и безответственности и т.п.. Это очень простой и очень эффективный способ улучшения деятельности. По нашим оценкам использование только этого вида анализа повысит эффективность Вашей работы до 30%.

Статистический анализ

analysis_124

Статистическому анализу подвергаются показатели процесса: Вы наблюдаете за положением фактических значений показателя относительно его граничных значений. При помощи статистического анализа Вы сможете контролировать статистическую управляемость процесса, отслеживать тенденции его показателей. Необходимым условием проведения данного анализа является то, что у каждого процесса должны быть определены показатели, их граничные значения. Естественно, эти показатели должны подвергаться систематическому наблюдению. Если Вы описываете процессы по технологии Busines Set, Вы не забудете про показатели;) Напомним обязательные атрибуты процесса от Business Set:

Параметры процесса

Визуализировать результаты статистического анализа мы рекомендуем при помощи контрольных карт.

Функционально-стоимостной анализ

puzzle-2500328_640

Функционально-стоимостному анализу подвергается вся модель процесса: диаграмма, описание результатов, описание и данные о доступности ресурсов, условия запуска бизнес-процесса и т.п.. В рамках этого анализа определяется пооперационная себестоимость результатов процесса (например, Вы сможете определить в какую сумму Вам обходится один холодный звонок, совершаемый Вашими сотрудниками) и время его выполнения. С помощью этого вида анализа можно спрогнозировать поведение процесса в тех или иных условиях, рассчитать загруженность Ваших людей, найти «бутылочное» горлышко в парке производственного оборудования и т.п.. Этот анализ предоставляет огромные возможности, но и требует больших затрат: во-первых, требуется собрать бОльшее количество данных; во-вторых, для его проведения требуется специализированное программное обеспечение. Business Set использует для проведения функционально-стоимостного анализа систему Business Studio. Business Studio, кстати, позволяет качественно работать со всеми тремя видами анализа;)

Надеюсь, каждый читатель сможет подобрать для активного использования тот вид анализа, который наилучшим образом соответствует его душевному настрою, этапу жизненного цикла предприятия или фазе луны. Главное, чтобы проводимый анализ был вдумчивым и осознанным. Тогда Вас приятно удивят не только результаты анализа, но и сам анализ;)

Осознанности Вам и Вашему бизнесу;)

С уважением, Антон Антипин.

 

Анализ бизнес-процессов

Углубляем матрицу ответственности

Как мы знаем, Business Studio помогает добрым людям получать в автоматическом режиме огромный пласт регламентирующей документации. Это великое счастье не миновало и такой значимый для любого бизнеса документ, как матрица ответственности:
%d1%80%d0%b8%d1%811

Матрица ответственности запускается либо от процесса, либо от субъекта. На рисунке ниже приведен пример запуска матрицы ответственности от процесса:
%d0%be%d1%82%d1%87%d0%b5%d1%82_%d0%bc%d0%be

Всё прекрасно  в этих матрицах, кроме одного — уровни. Часто их количества недостаточно. Пользователи задают вопрос: “А где всё остальное?” Действительно, количество уровней управления в матрице ответственности, формируемой по умолчанию, ограничено цифрой два. Соответственно ни процессов 3-го уровня, ни процессов 4-го уровня (и так далее) в нашей матрице мы не найдем. Как исправить ситуацию? Очень просто: вносим в шаблон отчета некоторые изменения и всё;)

Находим нужный нам отчет и открываем его свойства.

Шаг 1.
%d1%80%d0%b8%d1%812

Шаг 2.
%d1%80%d0%b8%d1%813

Шаг 3.
%d1%80%d0%b8%d1%814

В свойствах отчета открываем свойства привязки “Шахматка…”:
%d1%80%d0%b8%d1%815

В свойствах этой привязки находим параметр “Глубина дерева”:
%d1%80%d0%b8%d1%816

Задаем в этом параметре то количество уровней, которые нам нужны. Всё;) Сохраняем все сделанные изменения и наслаждаемся новой глубиной старого отчета.

Буду рад любой обратной связи.
Искренне Ваш, Антон Антипин.

Углубляем матрицу ответственности

Безопасные связи людей и процессов

Один из отцов-основателей московского Спартака Николай Петрович Старостин как-то сказал: «Не бывает коллективной ответственности, коллективной бывает только безответственность.» (По некоторым данным эти слова принадлежат другому футбольному гению — Валерию Лобановскому). Эта простая и крайне полезная для бизнеса идеология в полной мере реализована в нашем любимой среде моделирования бизнеса Business Studio.

По умолчанию пользователю предлагается для каждого процесса назначать Владельца и Исполнителя/Исполнителей. Делается это, как мы знаем, очень просто: в свойствах процесса на вкладку «Субъекты» пользователь простым drag-n-drop’ом переносит из организационной структуры (Навигатор — Субъекты) нужные бизнес-единицы. При этом степень участия сотрудника/отдела в процессе определяется типом связи:

Business Studio 4.1 - Связи1

Путем этих нехитрых операций и распределяется ответственность среди сотрудников и подразделений за выполняемые ими процессы, что отражается в регламентирующих документах (должностные инструкции, положения о подразделениях, регламенты бизнес-процессов, матрицы ответственности), формируемых Business Studio автоматически.

Количество типов связей в Business Studio по умолчанию ограничено:

Business Studio 4.1 - Связи2

Иногда пользователям не хватает предложенных типов связей и возникает желание их расширить. И пользователи спрашивают нашу службу технической поддержки: «А как это сделать?» «Нет нечего проще ;)»- отвечаю я от лица всей нашей службы технической поддержки. В момент установки связи субъекта и процесса в открывшемся окне просто нажимаем на иконку «Новый (Ins)»:

Business Studio 4.1 - Связи3.jpg

В открывшемся окне создаем новый тип связи в полях «Название» и «Обратное название»:

Business Studio 4.1 - Связи4

Если Вы работаете в нотации EPC и хотели бы, чтобы новый тип связи выводился на показ на самой диаграмме (как это происходит со всеми другими типами связей), не забудьте активировать чек-бокс «Видимость названия типа связи»;).

Business Studio 4.1 - Связи5

Вот, собственно, и все;) Друзья, если у Вас остались вопросы по этой теме или возникли какие-либо предложения/пожелания, не стесняйтесь. Оставляйте свои комментарии к этому посту. Я обязательно отвечу на все Ваши вопросы и предложения.

Буду рад любой обратной связи.
С уважением, Антон Антипин.

Безопасные связи людей и процессов